Ultimo aggiornamento: 9 Luglio 2026
Il titolare del trattamento dei dati è SmartResponding, con sede legale in Via Delia, 11, Roma, Italia. Per qualsiasi comunicazione relativa alla presente Privacy Policy, puoi contattarci all’indirizzo email: info@smartresponding.com. Il Data Protection Officer (DPO) è raggiungibile al medesimo indirizzo.
SmartResponding è una piattaforma SaaS B2B che fornisce un concierge AI per strutture alberghiere, B&B e case vacanza. Il servizio consente agli hotel di collegare il proprio account WhatsApp Business alla piattaforma per gestire automaticamente le conversazioni con gli ospiti tramite un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale, con possibilità di intervento umano quando necessario.
In relazione al servizio offerto, trattiamo le seguenti categorie di dati personali:
(a) Dati dell’account cliente (hotel): nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, ruolo (amministratore/operatore), dati di fatturazione e pagamento.
(b) Dati di configurazione della struttura: nome della struttura, indirizzo, coordinate di contatto, preferenze di comunicazione, documenti caricati per la knowledge base, immagine del profilo.
(c) Dati relativi alle conversazioni WhatsApp: numero di telefono degli ospiti, contenuto dei messaggi inviati e ricevuti, data e ora delle conversazioni, informazioni sulle prenotazioni (check-in, check-out, numero camera, email ospite).
(d) Dati tecnici e di log: indirizzo IP, user agent del browser, pagine visitate, tempi di risposta, log di sistema necessari al funzionamento e alla sicurezza della piattaforma.
(e) Dati di fatturazione: ragione sociale, partita IVA, indirizzo fiscale, dati di pagamento necessari per la gestione delle sottoscrizioni.
I dati personali raccolti sono utilizzati per le seguenti finalità:
— Fornire, gestire e mantenere la piattaforma di concierge AI e tutte le sue funzionalità;
— Elaborare e inviare risposte automatiche agli ospiti attraverso l’intelligenza artificiale;
— Consentire agli operatori umani di intervenire nelle conversazioni quando necessario;
— Gestire la fatturazione, i pagamenti e il rapporto contrattuale con i clienti;
— Migliorare la qualità del servizio, l’accuratezza dell’AI e l’esperienza utente;
— Comunicare aggiornamenti, modifiche al servizio e informazioni tecniche;
— Rispettare gli obblighi legali e normativi applicabili;
— Prevenire frodi, abusi e garantire la sicurezza della piattaforma.
Il trattamento dei dati personali si basa sulle seguenti basi giuridiche previste dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR):
Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b): per erogare il servizio di concierge AI, gestire le conversazioni e fornire supporto tecnico.
Consenso (Art. 6.1.a): per l’invio di comunicazioni di marketing, l’uso di cookie non tecnici e, ove richiesto, per il trattamento dei dati delle conversazioni WhatsApp.
Obblighi legali (Art. 6.1.c): per adempiere a obblighi fiscali, contabili e normativi (es. conservazione fatture).
Legittimo interesse (Art. 6.1.f): per il miglioramento del servizio, l’analisi delle prestazioni, la sicurezza della piattaforma e la prevenzione di abusi.
I dati delle conversazioni vengono elaborati automaticamente dalla nostra piattaforma per generare risposte pertinenti agli ospiti utilizzando modelli di intelligenza artificiale. Il flusso tipico è il seguente: un messaggio viene ricevuto tramite WhatsApp Business API, elaborato dal sistema AI che genera una risposta contestuale basata sulla knowledge base della struttura, e la risposta viene inviata all’ospite. Gli operatori umani della struttura possono in qualsiasi momento visualizzare le conversazioni, intervenire manualmente o disattivare la risposta automatica. I dati non vengono venduti a terzi né utilizzati per finalità diverse da quelle descritte nella presente policy.
SmartResponding si integra con la piattaforma Meta WhatsApp Business per consentire alle strutture di comunicare con i propri ospiti tramite WhatsApp. Quando un cliente hotel collega il proprio account WhatsApp Business tramite Meta Embedded Signup, autorizza SmartResponding ad accedere e trattare i seguenti dati per conto della struttura:
— Messaggi WhatsApp inviati e ricevuti tramite il numero WhatsApp Business della struttura;
— Informazioni sui contatti WhatsApp che interagiscono con la struttura;
— Metadati delle conversazioni (data, ora, stato dei messaggi).
Il trattamento dei dati tramite WhatsApp Business API è disciplinato dalle condizioni di servizio di Meta e dalla Meta Privacy Policy. Per maggiori informazioni, consulta la Meta Privacy Policy. SmartResponding agisce come responsabile del trattamento per conto della struttura cliente per quanto riguarda i dati delle conversazioni WhatsApp.
Per generare le risposte automatiche, SmartResponding utilizza i servizi API di Anthropic (modello Claude). I messaggi delle conversazioni possono essere inviati ad Anthropic esclusivamente allo scopo di generare una risposta pertinente per l’ospite. Anthropic non utilizza i dati dei clienti di SmartResponding per addestrare i propri modelli. Il trattamento dei dati da parte di Anthropic è disciplinato dall’Anthropic Privacy Policy e dai termini di servizio applicabili. Per maggiori informazioni: Anthropic Privacy Policy.
La piattaforma SmartResponding è ospitata su infrastruttura Railway, con server localizzati negli Stati Uniti e in Europa. Railway implementa misure di sicurezza fisiche e logiche standard di settore, tra cui crittografia dei dati in transito (TLS) e a riposo, controlli di accesso e monitoraggio continuo. Per maggiori informazioni: Railway Privacy Policy.
Per erogare il servizio, ci avvaliamo dei seguenti fornitori terzi che agiscono come responsabili del trattamento ai sensi dell’Art. 28 GDPR:
Meta Platforms Ireland Limited — Piattaforma WhatsApp Business API. Dati trattati: messaggi WhatsApp, metadati conversazioni. Sede: Irlanda (SEE).
Anthropic PBC — Modello AI Claude per generazione risposte automatiche. Dati trattati: contenuto messaggi. Sede: Stati Uniti (Clausole Contrattuali Standard).
Railway Corporation — Infrastruttura cloud di hosting. Dati trattati: tutti i dati della piattaforma. Sede: Stati Uniti (Clausole Contrattuali Standard).
Resend — Servizio di invio email transazionali. Dati trattati: indirizzi email. Sede: Stati Uniti (Clausole Contrattuali Standard).
Conserviamo i dati personali per il tempo strettamente necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti:
— Dati dell’account cliente: per tutta la durata del contratto e fino a 12 mesi dalla cessazione, salvo diversa richiesta di cancellazione;
— Conversazioni e messaggi degli ospiti: per tutta la durata del rapporto contrattuale con la struttura;
— Dati di fatturazione: per 10 anni, in conformità con gli obblighi fiscali e contabili;
— Log tecnici e di sistema: fino a 12 mesi.
Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione accidentale. Queste includono: crittografia TLS per tutte le comunicazioni in transito, crittografia a riposo per i dati sensibili, controlli di accesso basati sui ruoli (RBAC), autenticazione tramite JWT, monitoraggio continuo della sicurezza e audit periodici. Tutti i fornitori terzi sono vincolati da accordi contrattuali che garantiscono livelli di sicurezza equivalenti.
In conformità con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), hai diritto di:
Accesso (Art. 15): ottenere conferma se i tuoi dati siano trattati e accedere ai dati stessi;
Rettifica (Art. 16): correggere dati inaccurati o incompleti;
Cancellazione (Art. 17): ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali (“diritto all’oblio”);
Limitazione (Art. 18): limitare il trattamento in determinate circostanze;
Portabilità (Art. 20): ricevere i tuoi dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile;
Opposizione (Art. 21): opporti al trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare o per finalità di marketing diretto.
Per esercitare questi diritti, puoi contattarci all’indirizzo email info@smartresponding.com. Risponderemo alla tua richiesta entro 30 giorni. Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (Italia) se ritieni che il trattamento violi il GDPR.
La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento del servizio (cookie di sessione, autenticazione). Non utilizziamo cookie di profilazione o tracciamento pubblicitario. Per maggiori dettagli, consulta la nostra Cookie Policy.
In conformità con i requisiti della piattaforma Meta WhatsApp Business, gli utenti possono richiedere la cancellazione dei propri dati personali in qualsiasi momento. Per inviare una richiesta di eliminazione dei dati, contatta info@smartresponding.com specificando “Richiesta di Eliminazione Dati” come oggetto. La richiesta verrà elaborata entro 30 giorni e riceverai una conferma dell’avvenuta cancellazione. Per maggiori dettagli sulla procedura, consulta la pagina Richiesta di Eliminazione dei Dati.
Puoi richiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei tuoi dati personali contattandoci all’indirizzo email info@smartresponding.com. La richiesta deve includere le informazioni necessarie per identificare l’account (nome della struttura, email associata). Provvederemo alla cancellazione dei dati entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Alcuni dati potrebbero essere conservati esclusivamente per adempiere a obblighi di legge (es. dati di fatturazione per 10 anni). La procedura dettagliata è disponibile nella pagina Richiesta di Eliminazione dei Dati.
Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con l’aggiornamento della data “Ultimo aggiornamento”. In caso di modifiche sostanziali, provvederemo a notificare i clienti tramite email all’indirizzo associato all’account. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa pagina per rimanere informato su come proteggiamo i tuoi dati.
Per qualsiasi domanda, richiesta o chiarimento relativo alla presente Privacy Policy o al trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattarci ai seguenti recapiti:
Email: info@smartresponding.com
Indirizzo: Via Delia, 11, Roma, Italia
Data Protection Officer (DPO): info@smartresponding.com