Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui SmartResponding tratta i dati personali nell’ambito del proprio sito web, della piattaforma SaaS e dei rapporti con i propri clienti.

SmartResponding è un servizio fornito da Casetti Cristiano Carlo, P.IVA 17221481009, con sede in Via Delia 11, Roma (“SmartResponding”), PEC: cristiano.carlo.casetti@pec.it.

Per qualsiasi richiesta relativa alla protezione dei dati personali è possibile contattare:

Email: info@smartresponding.com
PEC: cristiano.carlo.casetti@pec.it

1. Ambito di applicazione e ruoli privacy

SmartResponding può trattare dati personali in due ruoli distinti.

SmartResponding come Titolare del trattamento

SmartResponding opera quale Titolare del trattamento quando determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento, ad esempio per:

• gestione degli account dei Clienti;
• gestione degli utenti della piattaforma;
• gestione commerciale e contrattuale;
• fatturazione e pagamenti;
• assistenza e supporto;
• sicurezza della piattaforma;
• gestione tecnica del servizio;
• gestione del sito web;
• adempimento di obblighi legali;
• eventuali comunicazioni commerciali proprie.

SmartResponding come Responsabile del trattamento

Quando SmartResponding tratta dati personali degli ospiti o di altri soggetti per conto di hotel, B&B, property manager, case vacanza o altre strutture clienti, SmartResponding opera normalmente quale Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

In tali casi:

• il Cliente determina le finalità del trattamento;
• il Cliente è normalmente Titolare del trattamento;
• SmartResponding tratta i dati sulla base delle istruzioni del Cliente;
• il trattamento è disciplinato anche dal Data Processing Agreement (“DPA”) applicabile.

La presente Privacy Policy riguarda principalmente i trattamenti per i quali SmartResponding opera quale Titolare.

Per i dati degli ospiti trattati per conto del Cliente si applicano inoltre l’informativa privacy predisposta dal Cliente e il DPA tra Cliente e SmartResponding.

2. Dati relativi ai Clienti e agli utenti della piattaforma

SmartResponding può trattare:

• nome e cognome;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• ruolo aziendale;
• struttura o organizzazione di appartenenza;
• username e identificativi dell’account;
• informazioni relative agli utenti autorizzati;
• indirizzo IP;
• User-Agent;
• log di accesso;
• informazioni relative all’utilizzo della piattaforma;
• dati necessari all’assistenza tecnica;
• dati contrattuali;
• ragione sociale;
• partita IVA;
• codice fiscale ove necessario;
• indirizzo di fatturazione;
• informazioni relative a pagamenti e fatture;
• comunicazioni intercorse con SmartResponding.

SmartResponding non conserva necessariamente direttamente i dati completi degli strumenti di pagamento quando il pagamento viene gestito tramite provider esterni.

3. Dati degli ospiti trattati per conto dei Clienti

Nell’erogazione del Servizio SmartResponding può trattare, per conto del Cliente, dati relativi agli ospiti, tra cui:

• nome e cognome;
• numero di telefono;
• indirizzo email;
• identificativi della prenotazione;
• struttura, camera o unità relativa al soggiorno;
• date di check-in e check-out;
• stato della prenotazione;
• informazioni sul soggiorno;
• contenuto dei messaggi;
• richieste inviate alla struttura;
• metadati delle conversazioni;
• informazioni provenienti dal PMS, channel manager o altri sistemi autorizzati dal Cliente;
• informazioni necessarie alla gestione di check-in, check-out o accessi quando tali funzionalità sono utilizzate;
• informazioni relative a servizi accessori o richieste dell’ospite.

Tali dati non vengono trattati da SmartResponding per finalità autonome incompatibili con l’erogazione del Servizio.

Il Cliente è responsabile della liceità del trattamento, delle informative fornite agli interessati e dell’esistenza di un’idonea base giuridica.

4. Finalità e basi giuridiche dei trattamenti effettuati come Titolare

Gestione del rapporto contrattuale

I dati vengono trattati per:

• creare e gestire l’account;
• erogare il Servizio;
• gestire richieste e assistenza;
• gestire pagamenti e fatturazione;
• comunicare informazioni relative al Servizio.

Base giuridica: esecuzione del contratto o misure precontrattuali, art. 6.1.b GDPR.

Obblighi amministrativi, fiscali e legali

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Base giuridica: obbligo legale, art. 6.1.c GDPR.

Sicurezza e prevenzione degli abusi

SmartResponding può trattare dati tecnici, log e informazioni relative all’utilizzo del Servizio per:

• proteggere account e infrastruttura;
• prevenire accessi non autorizzati;
• individuare anomalie;
• prevenire frodi e abusi;
• tutelare i propri diritti.

Base giuridica: legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR.

Miglioramento del Servizio

SmartResponding può utilizzare informazioni tecniche, metriche di funzionamento e dati aggregati o effettivamente anonimizzati per migliorare:

• affidabilità;
• sicurezza;
• prestazioni;
• esperienza utente;
• funzionalità del Servizio.

Quando SmartResponding tratta dati personali degli ospiti quale Responsabile, eventuali attività di miglioramento vengono effettuate nei limiti delle istruzioni del Cliente e del DPA.

Comunicazioni commerciali

SmartResponding può inviare comunicazioni promozionali nei casi consentiti dalla normativa applicabile.

Quando è richiesto il consenso:

Base giuridica: consenso, art. 6.1.a GDPR.

Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

5. Intelligenza artificiale

SmartResponding utilizza sistemi di intelligenza artificiale per alcune funzionalità del Servizio.

Quando un ospite comunica con il concierge AI, il contenuto della conversazione e le informazioni strettamente necessarie possono essere elaborati da sistemi AI al fine di:

• comprendere la richiesta;
• recuperare informazioni pertinenti;
• generare una risposta;
• eseguire le funzionalità richieste dal Cliente.

Quando tali dati appartengono agli ospiti del Cliente, SmartResponding effettua il trattamento quale Responsabile sulla base delle istruzioni del Cliente.

SmartResponding può utilizzare provider AI esterni come sub-responsabili quando necessario per l’erogazione del Servizio.

I dati dei singoli Clienti non vengono utilizzati da SmartResponding per creare knowledge base accessibili ad altri Clienti.

Eventuali informazioni aggregate o anonimizzate in modo tale da non permettere l’identificazione degli interessati o del Cliente possono essere utilizzate per analisi e miglioramento del Servizio.

6. Apprendimento e correzioni del Cliente

SmartResponding può consentire allo staff del Cliente di correggere, modificare o validare risposte generate dal sistema.

Tali informazioni possono essere utilizzate per migliorare le successive risposte e il funzionamento del Servizio relativo al medesimo Cliente.

Questo trattamento non comporta automaticamente l’utilizzo dei dati del Cliente per addestrare modelli general-purpose destinati ad altri Clienti.

7. WhatsApp e altri canali

SmartResponding può integrarsi con WhatsApp Business Platform e altri servizi di comunicazione.

Quando il Cliente collega un proprio account o numero aziendale, SmartResponding può elaborare:

• messaggi;
• contatti;
• identificativi;
• metadati;
• informazioni necessarie alla gestione della conversazione.

Il trattamento dei dati tramite tali piattaforme è inoltre soggetto ai termini e alle informative dei rispettivi provider.

Il Cliente rimane responsabile della liceità delle comunicazioni inviate agli ospiti e dell’utilizzo dei canali collegati.

8. PMS, OTA, channel manager e integrazioni

Su autorizzazione del Cliente SmartResponding può collegarsi a PMS, channel manager, OTA e altri sistemi.

Attraverso tali integrazioni possono essere ricevute informazioni necessarie all’erogazione del Servizio, comprese informazioni relative a:

• strutture;
• prenotazioni;
• soggiorni;
• ospiti;
• disponibilità;
• servizi;
• altre informazioni autorizzate dal Cliente.

SmartResponding accede esclusivamente ai dati necessari alle funzionalità abilitate e nei limiti delle autorizzazioni concesse dal Cliente.

9. Destinatari e fornitori

SmartResponding può avvalersi di fornitori necessari all’erogazione del Servizio, tra cui:

• provider cloud e infrastrutturali;
• provider di intelligenza artificiale;
• provider di comunicazioni ed email;
• provider di sicurezza;
• piattaforme di messaggistica;
• fornitori tecnici;
• consulenti e professionisti quando necessario;
• autorità pubbliche quando previsto dalla legge.

Quando tali soggetti trattano dati personali per conto di SmartResponding o per conto del Cliente attraverso SmartResponding, vengono applicate le tutele previste dalla normativa applicabile.

Per i trattamenti effettuati quale Responsabile, i sub-responsabili sono disciplinati dal DPA.

10. Trasferimenti internazionali

Alcuni provider possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando è applicabile il GDPR, SmartResponding assicura che tali trasferimenti avvengano attraverso uno dei meccanismi previsti dalla normativa, quali:

• decisioni di adeguatezza;
• Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea;
• altri strumenti o garanzie previsti dal Capo V GDPR.

Le garanzie applicabili possono dipendere dal provider e dal servizio utilizzato.

11. Conservazione

SmartResponding conserva i dati personali per il periodo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

• dati dell’account e del rapporto contrattuale: per la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario alla gestione di eventuali richieste, contestazioni o obblighi legali;
• dati fiscali e contabili: per il periodo richiesto dalla normativa applicabile, normalmente fino a 10 anni;
• log tecnici e di sicurezza: per il periodo ragionevolmente necessario alle finalità di sicurezza, diagnostica e prevenzione degli abusi;
• dati degli ospiti trattati per conto del Cliente: secondo le istruzioni del Cliente e quanto previsto dal DPA.

Alla cessazione del rapporto, i dati trattati quale Responsabile vengono restituiti o cancellati secondo quanto previsto dal DPA, fatte salve eventuali esigenze di conservazione imposte dalla legge.

I dati presenti nei backup possono essere eliminati progressivamente secondo il normale ciclo tecnico di sovrascrittura, restando nel frattempo protetti e non utilizzati per ulteriori finalità.

12. Sicurezza

SmartResponding adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali.

Tali misure comprendono, ove applicabili:

• cifratura delle comunicazioni durante il transito;
• controlli di accesso;
• autenticazione degli utenti;
• gestione delle autorizzazioni;
• segregazione logica dei dati;
• protezione delle credenziali e dei segreti applicativi;
• logging e monitoraggio tecnico;
• procedure di gestione degli incidenti;
• utilizzo di infrastrutture e provider dotati di misure di sicurezza adeguate.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un rischio pari a zero.

13. Diritti degli interessati

Quando SmartResponding opera quale Titolare, l’interessato può esercitare, ove applicabili, i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, compresi:

• accesso;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione;
• portabilità;
• opposizione;
• revoca del consenso.

Le richieste possono essere inviate a:

info@smartresponding.com

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali o all’autorità di controllo competente.

14. Richieste relative ai dati degli ospiti

Quando una persona esercita diritti relativi a dati che SmartResponding tratta esclusivamente per conto di una struttura cliente, il Titolare del trattamento è normalmente la struttura stessa.

In tali casi SmartResponding può:

• indirizzare l’interessato al Cliente;
• inoltrare la richiesta al Cliente;
• assistere il Cliente nella gestione della richiesta secondo il DPA.

SmartResponding non assume autonomamente decisioni sulla cancellazione o modifica dei dati trattati esclusivamente per conto del Cliente, salvo obblighi di legge.

15. Provenienza dei dati

I dati possono essere ottenuti:

• direttamente dal Cliente;
• dagli utenti autorizzati;
• dagli ospiti durante le conversazioni;
• da PMS, OTA, channel manager e servizi collegati dal Cliente;
• da Meta/WhatsApp o altri canali integrati;
• automaticamente durante l’utilizzo tecnico della piattaforma.

16. Cookie e strumenti di memorizzazione

Il sito e la Piattaforma possono utilizzare cookie e tecnologie strettamente necessarie al funzionamento, all’autenticazione, alla sicurezza e alla gestione delle sessioni.

Per maggiori informazioni consulta la Cookie Policy.

17. Modifiche alla Privacy Policy

SmartResponding può aggiornare la presente Privacy Policy per adeguarla a:

• modifiche normative;
• evoluzioni del Servizio;
• cambiamenti tecnici;
• modifiche dei trattamenti.

La versione aggiornata viene pubblicata sul sito.

In caso di modifiche sostanziali relative ai Clienti registrati, SmartResponding può darne comunicazione attraverso email o Piattaforma.

18. Contatti

Per qualsiasi richiesta relativa alla presente Privacy Policy:

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